Zuverlässigkeit eines Unternehmens prüfen: Lieferanten, Kunden und Gesellschafter vor der Unterschrift.

Ein ausländischer Lieferant, von dem Sie noch nie gehört haben, bietet dieselbe Ware 20 % günstiger an, verlangt aber eine Anzahlung von 50 %. Ein neuer Kunde will gleich bei der ersten Bestellung eine große Lieferung mit Zahlung nach neunzig Tagen. Ein Unternehmer schlägt vor, als Gesellschafter in Ihre S.r.l. (italienische GmbH) einzusteigen, und bringt angeblich „Kapital und Kontakte“ mit. Ein Subunternehmer legt für eine Baustelle, die ohnehin schon im Verzug ist, ein unschlagbares Angebot vor. In all diesen Fällen stellt sich dieselbe Frage: Wie prüft man die Zuverlässigkeit eines Unternehmens, bevor man unterschreibt?

Die Antwort beginnt bei öffentlichen Quellen, die jeder einsehen kann, und reicht, wenn viel auf dem Spiel steht, bis zur investigativen Due Diligence. Dieser Leitfaden erklärt, welche Prüfungen Sie selbst durchführen können, welche Warnsignale Sie nicht unterschätzen sollten, wie Sie eine Scheinfirma oder eine „Apri e chiudi“-Firma erkennen und wann es sich lohnt, die Prüfung einer zugelassenen Detektei zu übertragen.

Warum Sie eine Gegenpartei vor Vertragsschluss prüfen sollten

Eine vorbeugende Prüfung kostet wenig im Vergleich zu den Schäden, die sie verhindert. Die häufigsten Risiken, die wir bei Unternehmen im Norden Mailands sehen, sind vier:

• Zahlungsausfälle: der Kunde, der bestellt, die Ware abholt und nicht bezahlt, oft weil er sich schon zum Zeitpunkt der Bestellung in Schwierigkeiten befand.
• Betrug: der falsche Lieferant, der die Anzahlung kassiert und verschwindet, das Unternehmen, das eigens gegründet wurde, um Schulden anzuhäufen und dann zu schließen, der Betrüger, der sich als echtes Unternehmen ausgibt und dessen Namen, Website und Logo kopiert.
• Gesamtschuldnerische Haftung: Bei Werk- und Dienstleistungsaufträgen (appalti) haftet der Auftraggeber bis zu zwei Jahre nach Ende des Auftrags gesamtschuldnerisch mit dem Auftragnehmer für die Löhne und Sozialbeiträge der eingesetzten Arbeitnehmer (Art. 29 Abs. 2 D.Lgs. 276/2003). Einen unzuverlässigen Auftragnehmer zu wählen, kann bedeuten, zweimal zu zahlen.
• Reputations- und Compliance-Risiko: Für Unternehmen mit einem Organisationsmodell nach D.Lgs. 231/2001 ist die Auswahl der Partner ein Instrument der Straftatenprävention, keine Formalität.

Die Prüfungen, die Sie selbst durchführen können

Viele Informationen über die Zuverlässigkeit eines italienischen Unternehmens sind öffentlich und in wenigen Minuten erhältlich, kostenlos oder zu geringen Kosten. Hier ist der Ausgangspunkt:

• Handelsregisterauszug (visura camerale) aus dem Registro delle Imprese: Gründungsdatum, eingetragener Sitz, Stammkapital, Unternehmensgegenstand, Geschäftsführer, Gesellschafter (bei S.r.l.), Status der Tätigkeit und etwaige laufende Verfahren. Er ist das Ausgangsdokument jeder Prüfung.
• Hinterlegte Jahresabschlüsse: Bei Kapitalgesellschaften sind sie bei der Handelskammer erhältlich. Umsatz, Eigenkapital und Verschuldung sagen viel aus; ein seit Jahren nicht hinterlegter Abschluss sagt noch mehr.
• Elektronisches Protestregister, geführt von den Handelskammern (L. 235/2000): Protestierte Wechsel und Schecks bleiben fünf Jahre lang sichtbar.
• Insolvenzverfahren: Die gerichtliche Liquidation (der frühere Konkurs, heute geregelt durch das Gesetzbuch über Unternehmenskrise und Insolvenz, D.Lgs. 14/2019), Vergleichsverfahren (concordati) und Liquidationen gehen aus dem Registerauszug hervor.
• EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bei Gegenparteien aus der EU bestätigt das VIES-System der Europäischen Kommission, ob die Nummer für innergemeinschaftliche Geschäfte gültig ist.
• Antimafia-White-List: Für Risikobranchen (Transport, Erdbewegung, Abfallentsorgung, Vermietung von Maschinen mit Bediener und andere) veröffentlichen die Präfekturen das Verzeichnis der Unternehmen, die keinen Unterwanderungsversuchen durch die Mafia ausgesetzt sind (L. 190/2012).
• Unterlagen, die Sie von der Gegenpartei anfordern sollten: den DURC (Bescheinigung über die ordnungsgemäße Zahlung der Sozialbeiträge), überprüfbare Kundenreferenzen, die angegebenen Zertifizierungen (die anschließend auf der Website der ausstellenden Stelle kontrolliert werden müssen).
• Online-Präsenz: Website, Registrierungsdatum der Domain, Bewertungen, Presseberichte, Bilder des Firmensitzes auf Kartendiensten. Eine vor drei Wochen erstellte Website für ein Unternehmen, das zwanzig Jahre Firmengeschichte angibt, ist eine Ungereimtheit, der man nachgehen sollte.

Für ausländische Gegenparteien gelten die lokalen Entsprechungen des Handelsregisters und in jedem Fall die Prüfung der internationalen Sanktionslisten (die Sanktionskarte der Europäischen Union ist online einsehbar).

Warnsignale, die Sie nicht ignorieren sollten

Kein Indikator allein beweist einen Betrug, aber bestimmte Muster wiederholen sich regelmäßig. Genauer hinsehen sollten Sie bei einer Gegenpartei, die Folgendes aufweist:

• eine erst vor wenigen Monaten gegründete Gesellschaft mit Mindestkapital, die Volumina anbietet oder verlangt, die in keinem Verhältnis zu ihrer Geschichte stehen;
• häufige Wechsel von Sitz, Firmenname, Unternehmensgegenstand oder Geschäftsführer, vor allem in kurzen Abständen;
• einen Geschäftsführer mit vielen Ämtern in erloschenen, in Liquidation befindlichen oder in ein Insolvenzverfahren geratenen Gesellschaften oder ohne jedes erkennbare berufliche Profil (der klassische Strohmann);
• einen eingetragenen Sitz bei einem Domizilgeber, ohne Betriebsstätte, Lager oder Personal, die zur angegebenen Tätigkeit passen;
• nicht hinterlegte Jahresabschlüsse, negatives Eigenkapital, Wechselproteste oder belastende Eintragungen;
• Zahlungsaufforderungen auf ausländische Bankverbindungen oder zugunsten eines anderen Empfängers als der Gesellschaft selbst, oder eine Änderung der Bankverbindung, die nur per E-Mail mitgeteilt wird: Das ist das typische Muster des Betrugs mit falschem Lieferanten und sollte immer mit einem Anruf unter einer bereits bekannten Nummer überprüft werden;
• Preise weit unter Marktniveau, verbunden mit starkem Druck, schnell abzuschließen.

Wenn der Erstkontakt online zustande kam, decken sich viele Abläufe mit denen, die wir im Leitfaden über Online-Betrug und darüber, wie man sein Geld zurückholt, beschreiben.

Scheinfirmen und „Apri e chiudi“-Firmen: wie man sie erkennt

Eine Scheinfirma (società cartiera) existiert nur auf dem Papier: Sie hat keine echte Struktur und dient dazu, Rechnungen über nicht existierende Geschäfte auszustellen (Art. 8 D.Lgs. 74/2000), oft im Rahmen von Umsatzsteuer-Karussellbetrug. „Apri e chiudi“-Firmen (wörtlich „öffnen und schließen“) sind dagegen einige Monate lang tatsächlich tätig, häufen Schulden bei Lieferanten und beim Fiskus an und werden aufgegeben oder an einen Strohmann übertragen, bevor die Gläubiger handeln können.

Das Risiko für ihre Geschäftspartner ist nicht nur wirtschaftlicher Natur. Wer bei einer Scheinfirma einkauft, dem kann der Vorsteuerabzug verweigert werden, wenn er nach der Rechtsprechung wusste oder hätte wissen müssen, dass er bei Anwendung der üblichen Sorgfalt an einem betrügerischen Geschäft beteiligt war. Vorbeugende Prüfungen der Gegenpartei durchgeführt und dokumentiert zu haben, ist daher auch ein Schutz für die eigene Verteidigung.

Die typischen Indizien: Sitz bei einem Domizilgeber oder an einer Wohnadresse, keine Mitarbeiter oder Betriebsmittel, ein Strohmann als Geschäftsführer, erst kürzlich aufgenommene Tätigkeit mit plötzlich hohen Umsätzen, allgemein gehaltener und allumfassender Unternehmensgegenstand, dürftige oder fehlende Website.

Wann eine investigative Due Diligence nötig ist

Öffentliche Register beschreiben die formale Situation eines Unternehmens. Sie sagen nicht, ob hinter dem Geschäftsführer jemand anderes steht, ob der Sitz tatsächlich in Betrieb ist, ob die angegebenen Referenzen existieren oder ob die Gesellschafter bereits eine Spur insolventer Gesellschaften hinterlassen haben. Wenn der Vertrag von Bedeutung ist (eine strategische Lieferung, ein Auftrag, der Einstieg eines Gesellschafters, eine Übertragung von Geschäftsanteilen), lohnt es sich, die Prüfung Fachleuten zu übertragen. Eine von einer zugelassenen Detektei durchgeführte investigative Due Diligence umfasst in der Regel:

• die Rekonstruktion des Firmengeflechts: aktuelle und frühere Ämter von Gesellschaftern und Geschäftsführern, Beteiligungen, verbundene Gesellschaften und deren weitere Entwicklung, auf Grundlage der Handelsregister;
• die Grundbuch- und Hypothekenrecherchen sowie Abfragen beim PRA (dem italienischen Kfz-Register) zu den eingetragenen Vermögenswerten, um festzustellen, ob bei Nichterfüllung pfändbares Vermögen vorhanden ist, in Fortführung unserer Vermögensermittlungen;
• die OSINT-Analyse von Presse, veröffentlichten Entscheidungen, bekannten Rechtsstreitigkeiten, digitaler Präsenz und Ruf in der Branche, auch zu den Schlüsselpersonen mit einer eigenen Reputationsanalyse;
• die Überprüfungen vor Ort: Besichtigung des Sitzes, Kontrolle der tatsächlichen Betriebstätigkeit, des Personals und der Betriebsmittel, Prüfung der angegebenen Geschäftsreferenzen;
• bei ausländischen Gegenparteien die Prüfung der Register des betreffenden Landes und der Sanktionslisten.

Ein ehrlicher Hinweis: Bankbeziehungen und Steuerdaten Dritter sind für einen Privatdetektiv nicht zugänglich. Misstrauen Sie jedem, der sie verspricht. Wird die Gegenpartei zum Schuldner, sind es die rechtmäßig gesammelten Erkenntnisse, die es dem Anwalt ermöglichen, einen gezielten Antrag auf elektronische Vermögensrecherche gemäß Art. 492-bis c.p.c. zu stellen, wie wir im Leitfaden über Vermögensermittlungen zur Forderungsbeitreibung erklären.

Was der Abschlussbericht enthält

Das Ergebnis ist ein schriftlicher Bericht, der die überprüften Tatsachen geordnet darlegt, für jede die Quelle angibt und unterscheidet, was bewiesen und was nur ein Indiz ist. So können Inhaber, Einkaufsleitung, Rechtsabteilung oder Berater fundiert entscheiden: fortfahren, Sicherheiten verlangen (Vorauszahlung, Bürgschaft, Auflösungsklauseln), die Konditionen neu verhandeln oder verzichten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Geschäftsführern und Gesellschaftern erfolgt unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (Regolamento UE 2016/679, GDPR), auf Grundlage des berechtigten Interesses des Auftraggebers, das Vertragsrisiko zu bewerten.

Für Unternehmen mit einem 231-Modell oder einem internen Hinweisgebersystem ergänzt sich die Partnerprüfung mit unseren 231-Untersuchungen und dem Whistleblowing-Management.

Häufige Fragen zur Prüfung eines Unternehmens

Wie kann man kostenlos prüfen, ob ein Unternehmen zuverlässig ist?

Ausgehend von den öffentlichen Daten: Handelsregisterauszug (einige Basisinformationen sind kostenlos einsehbar, der vollständige Auszug ist günstig), Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über VIES bei EU-Gesellschaften, Presseberichte und Online-Bewertungen, Registrierungsdatum der Website. Jahresabschlüsse und Protesteinträge erhalten Sie bei den Handelskammern gegen geringe Gebühren.

Wie erkennt man, ob hinter einem Lieferanten ein Betrug steckt?

Prüfen Sie, ob die Gesellschaft im Handelsregister mit denselben Daten eingetragen ist, die auf Website, E-Mail und Rechnung stehen; ob die Bankverbindung auf die Gesellschaft selbst lautet; ob die Website nicht erst kürzlich registriert wurde; ob die Referenzen echt und erreichbar sind. Die Forderung nach einer hohen Anzahlung in Verbindung mit Preisen weit unter Marktniveau und starkem Zeitdruck ist das häufigste Warnsignal.

Kann man ein ausländisches Unternehmen überprüfen?

Ja. Fast alle Länder haben ein einsehbares Handelsregister, oft online. Hinzu kommen die VIES-Prüfung bei EU-Gesellschaften, die internationalen Sanktionslisten und in heikleren Fällen Überprüfungen vor Ort durch Korrespondenten.

Wie lange dauert eine Due Diligence zu einem Lieferanten?

Das hängt von der gewünschten Tiefe ab: Eine Dokumenten- und OSINT-Prüfung einer italienischen Gesellschaft dauert in der Regel wenige Arbeitstage, während Gruppen mit mehreren Gesellschaften, ausländische Gegenparteien oder Ortsbesichtigungen mehr Zeit erfordern. Die Kriterien für die Kosten finden Sie auf der Seite Was kostet ein Privatdetektiv.

Prüfung von Lieferanten, Kunden und Gesellschaftern in Mailand und der Lombardei

Arcadia Company ist von ihrem Sitz in Sesto San Giovanni aus für Unternehmen, Anwaltskanzleien und Freiberufler in Mailand, im Norden Mailands und in der gesamten Lombardei tätig, mit einer nach ISO 9001 zertifizierten Methodik und Personal, das gemäß Art. 134 TULPS zugelassen ist. Bevor Sie einen wichtigen Vertrag unterschreiben, erfahren Sie, wie wir bei unserer investigativen Due Diligence für Unternehmen arbeiten, oder kontaktieren Sie uns für eine erste vertrauliche Bewertung der Gegenpartei.